3.1 MEMAHAMI TEKNOLOGI PERKANTORAN, OTOMATISASI PERKANTORAN, DAN VIRTUAL OFFICE.

3.1 MEMAHAMI TEKNOLOGI PERKANTORAN, OTOMATISASI PERKANTORAN, DAN VIRTUAL OFFICE.

1. Teknologi Perkantoran

Adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.

ü Macam-macam mesin kantor

                            i.            Menurut tenaga penggeraknya ada 2, yaitu:

a.       Mesin manual (digerakkan oleh tenaga manusia)

b.      Mesin listrik (digerakkan oleh listrik atau baterai

                         ii.            Menurut cara kerjanya ada 2, yaitu:

a.       Mesin mekanik

b.      Mesin elektronik

                       iii.            Menurut fungsinya ada 6, yaitu:

a.       Mesin untuk mencatat

b.      Mesin untuk menghimpun

c.       Mesin untuk mengolah

d.      Meisn untuk menggandakan

e.       Mesin untuk mengirim

f.       Mesin untuk menyimpan

2. Otomatisasi Perkantoran

Adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada oranglain yang berada di dalam maupun di luar perusahaan.

ü  Tujuan:

a.       Meningkatkan produktivitas

b.      Pemecahan masalah kelompok

c.       Penggabungan dan penerapan teknologi

d.      Memeperbarui proses pelaksanaa pekerjaan dikantor

ü  Pengguna otomatisasi perkantoran:

a.       Manager

b.      Professional

c.       Sekretaris

d.      Pegawai administrasi

ü  Aplikasi otomatisasi perkantoran:

a.       Pengolah kata (word processing)

b.      Surat elektronik (elektronik mail/e-mail)

c.       Voice mail

d.      Transmisi faximile (FAX)

e.       Konferensi audio (audio conference)

ü  Keuntungan otomatisasi perkantoran:

a.       Meningkatkan produktivitas kerja

b.      Meningkatkan efesien waktu dan tenaga

c.       Alur informasi dalam kantor menjadi cepat

ü  Kerugian otomatisasi perkantoran:

a.       Menjadi ketergantungan akan teknologi

b.      Akan adanya penggantian kerja

c.       Banyaknya ahli-ahli computer yang tidak bertanggung jawab

3. Virtual Office

Adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi didunia internet, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis. Kantor visul merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online.

ü  Pengguna umum virtul office:

a.       Home industry barang

b.      Akuntan

c.       Pengacara

d.      Hokum perusahaan

e.       Took online

ü  Tujuan:

a.       Mewujudkan efesien kerja

b.      Memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas

c.       Membantu pemilik/karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja

ü  Manfaat:

a.       Mendapatkan kebanggaan

b.      Menghemat waktu

c.       Mempermudah para pengusaha menarik minat calon klien

d.      Menghemat pengeluaran perusahaan

ü  Keuntungan:

a.       Hemat biaya

b.      Fleksibel

c.       Banyak pilihan pekerjaan

d.      Penghasilan tak terbatas

e.       Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga

ü  Kerugian:

a.       Rasa tidak memiliki

b.      Takut kehilangan pekerjaan

c.       Semangat kerja rendah

d.      Ketegangan keluarga